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L’organizzazione di un meeting aziendale parte dalla precisazione di alcuni elementi fondamentali. I principali riguardano il numero dei partecipanti e le attività che si intendono svolgere durante l’incontro. Da questi deriva poi la scelta della location eventi a Milano, che dovrà possedere particolari qualità correlate alle specifiche esigenze dell’organizzatore.
La location: dove e come
Per poter sceglierelo spazio adatto ad ospitare un evento a livello aziendale è importante cominciare a precisare il luogo più adatto, ossia la sua ubicazione rispetto alla città. Questo elemento non è superfluo, in quanto spostarsi in una zona poco servita, o difficile da raggiungere, può causare numerose problematiche, tra cui la possibilità che coloro che interverranno all’evento abbiano difficoltà a raggiungere la location scelta. Meglio quindi preferire zone centrali della città e ben note, magari anche tra le più frequentate della citta, con ottimi servizi di collegamento, come ad esempio vicinanza alla stazione dei treni o alle fermate dei mezzi pubblici. Se si desidera dare un tono più intimo e raccolto al meeting non è necessario che la location sia vicino al centro, ma è comunque importante che sia facile da raggiungere.
I partecipanti
Il numero di persone che prenderanno parte all’evento è un elemento di fondamentale importanza per la scelta della location. Precisare sin da subito le previsioni di adesione è quindi un elemento importantissimo. Conviene prevedere sempre la possibilità che molti degli invitati non possano prendere parte all’evento, quindi stimare il numero calcolando eventuali defezioni, o che invece si presentino anche soggetti non previsti. Per questo motivo è importante avere a disposizione una location versatile, che possa accogliere un numero vario di partecipanti, ampliando lo spazio a disposizione o circoscrivendolo quando necessario. Del resto, una location molto grandepotrebbe rischiare di far sembrare gli spazi troppo vuoti. Al contrario, una sala molto piccola costringerà gli invitati a restare a lungo in un ambiente angusto e affollato, inficiando la buona riuscita dell’evento.
La tipologia dell’evento
Stai organizzando un meeting aziendale e devi decidere dove si svolgerà. Per poterlo fare al meglio è necessario precisare di che tipo di evento stiamo parlando. Il concetto di meeting aziendale è infatti molto ampio: comprende sia le riunioni di team building,convegni, congressi, presentazioni, incontri con i responsabili commerciali di una data area e tanto altro. Ad ogni tipologia di evento corrisponde sia il clima generale che si può instaurare durante l’evento, sia la necessità di avere a disposizione un certo tipo di dotazioni, o l’obbligo di organizzare particolari servizi, come ad esempio un servizio di banqueting o buffet oppure allestire una sala da ballo. Tutti questi elementi andranno preparati con grande anticipo in quanto le migliori location a Milano che offrono qualsiasi tipo di servizio, compreso il catering e l’ufficio stampa dedicato all’evento, sono super richieste e spesso prenotate con diversi mesi di anticipo. In una città come Milano si può organizzare qualsiasi tipo di evento, l’importante è sapere con certezza cosa ti potrà servire.
